Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh...
Halo semua kembali lagi nih sama saya Reza Firmansyah Kelas 2KA07 dari universitas gunadarma Fakultas ilmu komputer dan teknologi informasi prodi Sistem Informasi dan kali ini saya akan merangkum jurnal online yang berjudul :
Analisis penglolaan TI PT.X Dengan menggunakan ITIL v3, Service Operation
ITIL (Information
Technology Infrastructure Library)
adalah pengelolaan
layanan TI diberbagai bidang dan industri seperti manufaktur sampai finansial,
industri besar dan kecil, swasta dan juga pemerintahan. Prinsip ITIL mendukung
pernyataan bahwa layanan IT harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mendukung
inti dari proses bisnis yang sedang dijalankan. Pada dasarnya ITIL memberikan
panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat atau
sarana untuk memfasilitasi perubahan bisnis,transformasi dan pertumbuhan. Adapun keuntungan dari ITIL yaitu:
1. Meningkatkan kepuasan user
dan konsumen terhadap
layanan TI
2. Meningkatkan kemampuan layanan
3. Penghematan keuangan
4. Meningkatkan keuntungan bisnis
5. Organisasi semakin efektif dan semakin
fokus dengan tujuan
Siklus layanan ITIL :
1. Service
Strategy – Sebuah panduan untuk menentukan strategi apa yang akan
digunakan untuk
mengimplementasikan sistem
2. Service
Design – Memberikan panduan untuk mendesain layanan TI agar bisa
Diimplementasikan
3. Service
Transition – Panduan untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang akan
diperlukan
untuk mereliasisasikan dalam langkah selanjutnya
4.
Service Operation – Kegiatan operasional harian untuk pengelolaan
layanan TI
Adapun siklus ITIL yang akan dibahas disini yitu
service operation. Adapun proses yang ada pada Service Operation yaitu :
1. Event Management
Adalah suatu kejadian mengenai perubahan keadaan yang
memiliki arti penting bagi para manajemen konfigurasi item atau layanan TI.
Bertujuan untuk mendeteksi event dan memutuskan pendekatan yang perlu
dilakukan.
Dalam mendeteksi event-event
yang terjadi, PT X sudah mempunyai penanganan. Apabila event terdeteksi dan
menimbulkan masalah, penanganan segera dilakukan
oleh bagian TI (penanganan terjadi hanya apabila ada masalah).Namun, PT X belum
memiliki aplikasi untuk melakukan pencegahan lebih dini sebelum terjadinya masalah.
PT X memiliki
berbagai aplikasi untuk menunjang jalannya operasi perusahaan sehari-hari. Spesifikasi database dan
aplikasi yang digunakan oleh PT X adalah sebagai
berikut :
1. ORACLE
Enterprise Edition Release 8.1.7 yang menangani semua bagian divisi yang ada pada PT X. Pada PT X, ORACLE mempunyai
peran yang cukup
besar karena semua
penyimpanan ditampung dalam database.
2. Website PT
X : dikembangkan menggunakan bahasa pemograman PHP, yang mulai ada sejak PT X dibangun.
3. Admin Daya :
berfungsi untuk meng-update website X, website akan di update sesuai
dengan kebutuhan dan perkembangan yang terjadi.
4. Human
Resources : Sistem yang digunakan oleh PT X sudah terdapat modul Human Resources
yang
digunakan untuk mengkontrol HR yang ada.
5. PT X mempunyai
aplikasi budgeting yang sudah termasuk dalam IRP.
6. PT X juga
memiliki alamat email yang seragam untuk karyawannya.
7. Networking : Pada area perusahaan PT X, jaringan network yang ada sangat terkontrol.
2. Problem Management
Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui
penyebab utama dan menyelesaikan penyebab dari insiden secara permanen,
kegiatan Problem Management dilakukan secara proaktif. bertujuan untuk
meminimalkan akibat dari kerusakan infrastruktur
Problem Management
yang
ada pada PT X masih bersifat sederhana
dan belum optimal untuk digunakan. Direkomendasikan untuk Selalu meng-update database virus terbaru
setiap harinya.
Dalam menangani masalah virus, PT X menggunakan Avira 2009 dan Kapersky 2009. PT X sempat memiliki VVI Test Result, akan tetapi proyek tersebut tidak continue. Hanya terdapat report daftar dan akhir-akhir ini tidak dilakukan. Untuk pendokumentasian dalam perusahaan, di rekomendasikan untuk secara rutin melakukannya demi menjaga stabilitas dalam perusahaan, caranya dengan membackup file yang ada. jadi, jika seandainya dokumen tersebut hilang, perusahaan masih memilikinya. Sehingga dengan demikian, tidak menjadi masalah besar bagi PT X. Oleh karena itu, pendokumentasian secara lengkap, dalam pembahasan ini memegang peranan yang penting karena memastikan history pencatatan tersebut disimpan.
3. Request fulfilment
Adalah sebuah langkah dimana seorang user dapat
melakukan request untuk bisa mengembangkan layanan. Bertujuan agar pengguna
menerima layanan TI dengan maksimal
PT X memiliki request service untuk user, yang berguna untuk request modul aplikasi. Bagian IT pada PT X akan membuat modul sesuai dengan permintaan yang dibuat oleh user. Sebelum melakukan request , user diwajibkan untuk mengisi formulir Change Request Form, yang kemudian akan diteliti oleh pengembang dan setelah di acc oleh manajer, barulah modul akan dibuat sesuai dengan permintaan user. Membuat survey untuk kepuasan bagi user, sehingga pengembang dapat dengan mudah menerima masukan yang diberikan oleh user dan sistem dapat lebih dikembangkan, dan kekurangan dari sistem dapat diketahui.
4. Access Management
Adalah proses pemberian otorisasi kepada user untuk
bisa menggunakan layanan. Bertujuan untuk memberikan hak kepada user untuk
menggunakan layanan.
Untuk bisa
mengakses sistem yang ada pada PT X, user diwajibkan untuk mengisi form login dimana
user harus memasukkan user-id (Merupakan Nomor Induk Karyawan) dan password. Dalam
proses ini, penting bagi user
untuk Tidak memberitahukan
password kepada orang lain, Dengan cara User harus berkomitmen
menjaga kerahasiaan password masing-masing. User yang bersangkutan tidak memberikan
kebebasan untuk user lain dalam mengoperasikan sistem yang sudah menjadi
otoritasnya. Kemudian, user harus mematuhi kebijakan mengenai access untuk sistem yang telah dibuat.
5. Incident Management
Adalah proses menangani semua insiden, termasuk
kegagalan, dengan staf teknikal atau secara otomatis dideteksi dan dilaporkan
tool monitoring event. Bertujuan untuk mengembalikan kegiatan layanan seperti
semula dan meminimalisir pengaruh pada kegiatan bisnis.
Insiden yang
terjadi pada PT X akan selalu ter-record secara rutin setiap waktunya. PT X sudah memiliki
bagian-bagian yang akan menangani masalah
report tersebut. Bagian tersebut dinamakan Help Desk yang bertugas menerima report. Report tersebut
kemudian diteruskan ke Sys Admin
& Maintenance Hardware yang kemudian akan menganalisis report
tersebut dan
diselesaikan. Berikut penjelasan bagian-bagiannya :
1. Help Desk : Mempunyai
tugas menerima keluhan-keluhan user yang menggunakan
sistem. Help Desk bertugas memberikan laporan keluhan user ke bagian Sys Admin.
2. Sys Admin : Bertugas
menganalisis masalah yang dialami user. Seandainya user bermasalah pada sistem, Sys Admin akan
menyelesaikan masalah tersebut.
3. Hardware
Maintenance : Bertugas untuk menangani masalah hardware perusahaan. Jika masalah yang dialami
user berhubungan hardware, bagian ini yang akan menyelesaikannya
Insiden yang
terjadi pada PT X sudah memiliki kategori prioritas. Sehingga rutinitas perusahaan tidak terganggu
karena masalah perusahaan selalu bisa terselesaikan
dengan baik. Insiden-insiden yang terjadi selalu ditangani langsung oleh bagian TI. Insiden yang
terjadi dianalisis dan dicari solusinya.
Perbedaan antara Incident
Management dan Problem Management adalah dari cara penyelesaiannya.
Incident Management akan menyelesaikan masalah apabila terjadi masalah. Sedangkan Problem
Management akan menyelesaikan sebelum
masalah terjadi, dan hal tersebut dilakukan secara permanen.
Kesimpulan yang dapat
diambil dalam jurnal mengenai “Analisis Pengelolaan TI PT. X Dengan Menggunakan
ITIL V3, Service Operation” adalah sebagai berikut:
“ Analisis Tata Kelola TI
PT X menggunakan ITIL v3, Service Operation ”memiliki manfaat untuk:
1. Memberikan pedoman
dalam pengimplementasian sistem secara baik dan teratur.
2. Memberikan berbagai
saran yang diapat berguna bagi pengembangan langkah yang akan diambil untuk
mencapai tujuan bisnis.
3. Dapat melakukan
penghematan keuangan karena tidak ada pengerjaan ulang.
4. Memudahkan organisasi
untuk melakukan kegiatan operasional harian.
Adapun saran yang dapat diberikan yaitu :
- Perlunya pengembangan aplikasi untuk penanganan masalah yang akan terjadi
- Melakukan analisis secara keseluruhan dengan menggunakan tahapan siklus ITIL v3
- Melakukan analisis menggunakan framework ITIL v3 secara mendalam untuk mendapatkan hasil yang maksimal
okee sekian rangkuman jurnal tentang Analisis penglolaan TI PT.X Dengan menggunakan ITIL v3, Service Operation kurang lebihnya mohon maaf wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh :)
Daftar Pustaka :
Virani.A. et all.
(2014). Evaluasi Penerapan ITIL Pada Sistem Manajemen Service Deck. Diakses
dari http://sisteminformasi.blog.binusian.org/2014/03/30/evaluasi-penerapan-itil-pada-sistem-manajemen-service-deck/
Anggraini. D., Yulianti.T.D. (2010). Analisis Pengelolaan TI PT. X Dengan Menggunakan ITIL v3, Service Operation. Jurnal Sistem Informasi, Vol 5, No 2, September:111 - 122. Diakses dari http://repository.maranatha.edu/557/1/Analisis%20Pengelolaan%20TI.pdf
