Rangkuman jurnal Analisis penglolaan TI PT.X Dengan menggunakan ITIL v3, Service Operation

Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh...

Halo semua kembali lagi nih sama saya Reza Firmansyah Kelas 2KA07 dari universitas gunadarma Fakultas ilmu komputer dan teknologi informasi prodi Sistem Informasi dan kali ini saya akan merangkum jurnal online yang berjudul :

Analisis penglolaan TI PT.X Dengan menggunakan ITIL v3, Service Operation

ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

adalah pengelolaan layanan TI diberbagai bidang dan industri seperti manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan juga pemerintahan. Prinsip ITIL mendukung pernyataan bahwa layanan IT harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mendukung inti dari proses bisnis yang sedang dijalankan. Pada dasarnya ITIL memberikan panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat atau sarana untuk memfasilitasi perubahan bisnis,transformasi dan pertumbuhan. Adapun keuntungan dari ITIL yaitu:

1. Meningkatkan kepuasan user dan konsumen terhadap layanan TI

2. Meningkatkan kemampuan layanan

3. Penghematan keuangan

4. Meningkatkan keuntungan bisnis

5. Organisasi semakin efektif dan semakin fokus dengan tujuan

Siklus layanan ITIL :

1. Service Strategy – Sebuah panduan untuk menentukan strategi apa yang akan

digunakan untuk mengimplementasikan sistem

2. Service Design – Memberikan panduan untuk mendesain layanan TI agar bisa

Diimplementasikan

3. Service Transition – Panduan untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang akan

diperlukan untuk mereliasisasikan dalam langkah selanjutnya

4. Service Operation – Kegiatan operasional harian untuk pengelolaan layanan TI

Adapun siklus ITIL yang akan dibahas disini yitu service operation. Adapun proses yang ada pada Service Operation yaitu :

1. Event Management

Adalah suatu kejadian mengenai perubahan keadaan yang memiliki arti penting bagi para manajemen konfigurasi item atau layanan TI. Bertujuan untuk mendeteksi event dan memutuskan pendekatan yang perlu dilakukan.

Dalam mendeteksi event-event yang terjadi, PT X sudah mempunyai penanganan. Apabila event terdeteksi dan menimbulkan masalah, penanganan segera dilakukan oleh bagian TI (penanganan terjadi hanya apabila ada masalah).Namun, PT X belum memiliki aplikasi untuk melakukan pencegahan lebih dini sebelum terjadinya masalah.

PT X memiliki berbagai aplikasi untuk menunjang jalannya operasi perusahaan sehari-hari. Spesifikasi database dan aplikasi yang digunakan oleh PT X adalah sebagai berikut :

1. ORACLE Enterprise Edition Release 8.1.7 yang menangani semua bagian divisi yang ada pada PT X. Pada PT X, ORACLE mempunyai peran yang cukup besar karena semua penyimpanan ditampung dalam database.

2. Website PT X : dikembangkan menggunakan bahasa pemograman PHP, yang mulai ada sejak PT X dibangun.

3. Admin Daya : berfungsi untuk meng-update website X, website akan di update sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan yang terjadi.

4. Human Resources : Sistem yang digunakan oleh PT X sudah terdapat modul Human  Resources yang digunakan untuk mengkontrol HR yang ada.

5. PT X mempunyai aplikasi budgeting yang sudah termasuk dalam IRP.

6. PT X juga memiliki alamat email yang seragam untuk karyawannya.

7. Networking : Pada area perusahaan PT X, jaringan network yang ada sangat terkontrol.

2. Problem Management

Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui penyebab utama dan menyelesaikan penyebab dari insiden secara permanen, kegiatan Problem Management dilakukan secara proaktif. bertujuan untuk meminimalkan akibat dari kerusakan infrastruktur

Problem Management yang ada pada PT X masih bersifat sederhana dan belum optimal untuk digunakan. Direkomendasikan untuk Selalu meng-update database virus terbaru setiap harinya.

Dalam menangani masalah virus, PT X menggunakan Avira 2009 dan Kapersky 2009. PT X sempat memiliki VVI Test Result, akan tetapi proyek tersebut tidak continue. Hanya terdapat report daftar dan akhir-akhir ini tidak dilakukan. Untuk pendokumentasian dalam perusahaan, di rekomendasikan untuk secara rutin melakukannya demi menjaga stabilitas dalam perusahaan, caranya dengan membackup file yang ada. jadi, jika seandainya dokumen tersebut hilang, perusahaan masih memilikinya. Sehingga dengan demikian, tidak menjadi masalah besar bagi PT X. Oleh karena itu, pendokumentasian secara lengkap, dalam pembahasan ini memegang peranan yang penting karena memastikan history pencatatan tersebut disimpan.

3. Request fulfilment

Adalah sebuah langkah dimana seorang user dapat melakukan request untuk bisa mengembangkan layanan. Bertujuan agar pengguna menerima layanan TI dengan maksimal

PT X memiliki request service untuk user, yang berguna untuk request modul aplikasi. Bagian IT pada PT X akan membuat modul sesuai dengan permintaan yang dibuat oleh user. Sebelum melakukan request , user diwajibkan untuk mengisi formulir Change Request Form, yang kemudian akan diteliti oleh pengembang dan setelah di acc oleh manajer, barulah modul akan dibuat sesuai dengan permintaan user. Membuat survey untuk kepuasan bagi user, sehingga pengembang dapat dengan mudah menerima masukan yang diberikan oleh user dan sistem dapat lebih dikembangkan, dan kekurangan dari sistem dapat diketahui.

4. Access Management

Adalah proses pemberian otorisasi kepada user untuk bisa menggunakan layanan. Bertujuan untuk memberikan hak kepada user untuk menggunakan layanan.

Untuk bisa mengakses sistem yang ada pada PT X, user diwajibkan untuk mengisi form login dimana user harus memasukkan user-id (Merupakan Nomor Induk Karyawan) dan password. Dalam proses ini, penting bagi user untuk Tidak memberitahukan password kepada orang lain, Dengan cara User harus berkomitmen menjaga kerahasiaan password masing-masing. User yang bersangkutan tidak memberikan kebebasan untuk user lain dalam mengoperasikan sistem yang sudah menjadi otoritasnya. Kemudian, user harus mematuhi kebijakan mengenai access untuk sistem yang telah dibuat.

5. Incident Management

Adalah proses menangani semua insiden, termasuk kegagalan, dengan staf teknikal atau secara otomatis dideteksi dan dilaporkan tool monitoring event. Bertujuan untuk mengembalikan kegiatan layanan seperti semula dan meminimalisir pengaruh pada kegiatan bisnis.

Insiden yang terjadi pada PT X akan selalu ter-record secara rutin setiap waktunya. PT X sudah memiliki bagian-bagian yang akan menangani masalah report tersebut. Bagian tersebut dinamakan Help Desk yang bertugas menerima report. Report tersebut kemudian diteruskan ke Sys Admin & Maintenance Hardware yang kemudian akan menganalisis report

tersebut dan diselesaikan. Berikut penjelasan bagian-bagiannya :

1. Help Desk : Mempunyai tugas menerima keluhan-keluhan user yang menggunakan sistem. Help Desk bertugas memberikan laporan keluhan user ke bagian Sys Admin.

2. Sys Admin : Bertugas menganalisis masalah yang dialami user. Seandainya user bermasalah pada sistem, Sys Admin akan menyelesaikan masalah tersebut.

3. Hardware Maintenance : Bertugas untuk menangani masalah hardware perusahaan. Jika masalah yang dialami user berhubungan hardware, bagian ini yang akan menyelesaikannya

Insiden yang terjadi pada PT X sudah memiliki kategori prioritas. Sehingga rutinitas perusahaan tidak terganggu karena masalah perusahaan selalu bisa terselesaikan dengan baik. Insiden-insiden yang terjadi selalu ditangani langsung oleh bagian TI. Insiden yang terjadi dianalisis dan dicari solusinya.

Perbedaan antara Incident Management dan Problem Management adalah dari cara penyelesaiannya. Incident Management akan menyelesaikan masalah apabila terjadi masalah. Sedangkan Problem Management akan menyelesaikan sebelum masalah terjadi, dan hal tersebut dilakukan secara permanen.

 

Kesimpulan yang dapat diambil dalam jurnal mengenai “Analisis Pengelolaan TI PT. X Dengan Menggunakan ITIL V3, Service Operation” adalah sebagai berikut:

“ Analisis Tata Kelola TI PT X menggunakan ITIL v3, Service Operation ”memiliki manfaat untuk:

1. Memberikan pedoman dalam pengimplementasian sistem secara baik dan teratur.

2. Memberikan berbagai saran yang diapat berguna bagi pengembangan langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan bisnis.

3. Dapat melakukan penghematan keuangan karena tidak ada pengerjaan ulang.

4. Memudahkan organisasi untuk melakukan kegiatan operasional harian.

Adapun saran yang dapat diberikan yaitu :

• Perlunya pengembangan aplikasi untuk penanganan masalah yang akan terjadi
• Melakukan analisis secara keseluruhan dengan menggunakan tahapan siklus ITIL v3
• Melakukan analisis menggunakan framework ITIL v3 secara mendalam untuk mendapatkan hasil yang maksimal

okee sekian rangkuman jurnal tentang Analisis penglolaan TI PT.X Dengan menggunakan ITIL v3, Service Operation kurang lebihnya mohon maaf wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh :)

Daftar Pustaka :

Virani.A. et all. (2014). Evaluasi Penerapan ITIL Pada Sistem Manajemen Service Deck. Diakses dari http://sisteminformasi.blog.binusian.org/2014/03/30/evaluasi-penerapan-itil-pada-sistem-manajemen-service-deck/

Anggraini. D., Yulianti.T.D. (2010). Analisis Pengelolaan TI PT. X Dengan Menggunakan ITIL v3, Service Operation. Jurnal Sistem Informasi, Vol 5, No 2, September:111 - 122. Diakses dari http://repository.maranatha.edu/557/1/Analisis%20Pengelolaan%20TI.pdf

 

Review Ebook IT SERVICE MANAGEMENT ( TUGAS 4 MLSI )

 Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh...

Halo semua kembali lagi nih sama saya Reza Firmansyah Kelas 2KA07 dari universitas gunadarma Fakultas ilmu komputer dan teknologi informasi prodi Sistem Informasi dan kali ini saya akan mereview tentang ebook yang berjudul IT SERVICE MANAGEMENT

Buku yang berjudul IT SERVICE MANAGEMENT Dibuat oleh  Ernest Brewster, Richard Griffiths, Aiden Lawes, dan John Sansbury. Buku ini berisi tentang konsep layanan management IT yang menekankan pada pengelolaan atau pengimplementasian teknologi informasi. Buku ini memiliki 4 section atau bagian yaitu :

• Bagian 1: pembahasan tentang konsep-konsep kunci ITIL seperti kerangka kerja ITIL, siklus hidup layanan, proses dan fitur.
• Bagian 2: masing-masing dari lima tahap siklus hidup sebuah organisasi atau perusahaan, dari strategi layanan hingga peningkatan layanan yang berkelanjutan. Setiap bab berisi ringkasan elemen-elemen kunci dari siklus hidup yang mudah dibaca.
• Bagian 3: Berisi penjelasan dari setiap proses dan fungsi ITIL.
• Bagian 4: Panduan Pengukuran, Statistik dan Siklus Peningkatan Deming.

menurut saya buku ini sangat bagus dan bermanfaat bagi pembaca dalam pemanfaatan penggunaan layanan TI untuk proses manajemen pada perusahaan agar tujuan yang diharapkan oleh perusahaan bisa tercapai. Buku ini juga memberikan panduan pemeliharaan tentang kualitas layanan dari proses pengoprasian Selain itu buku ini juga menjelaskan siklus hidup layanan dan beberapa konsep kunci ITIL (Information Technology Infrastucture Library), Inti ITIL, model manajemen layanan ITIL, dan Konsep utamanya . cakupan bahasan yang dibahas di buku ini cukup lengkap seperti pembahasan aset layanan, sumber daya, model layanan, karakteristik dari proses, dan peran / tanggung jawab yang diberikan kepada seseorang atau tim.

buku ini sangat bermanfaat untuk para pembaca yang ingin belajar mengembangkan manajemen layanan informasi di organisasi maupun perusahaan dan dapat menambah wawasan di bidang IT karena cakupan bahasan yang cukup lengkap. Namun menurut saya buku ini memiliki kekurangan seperti penggunaan bahasanya sulit untuk dipahami walaupun sudah di translate ke bahasa indonesia, buku ini juga belum ada yang versi bahasa indonesianya jadi untuk kalian yang ingin membaca buku ini sebaiknya memiliki dasar pemahaman bahasa inggris. Jadi mungkin bila dinilai dengan bintang 1-5 maka saya memberikan bintang 3 untuk review buku/ebook ini.

okee sekian review ebook tentang IT SERVICE MANAGEMENT kurang lebihnya mohon maaf wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh :) tunggu update pembahasan selanjutnya yaa....

referensi :

https://ilhamsyahferraristalia.wordpress.com/2018/07/02/rangkuman-buku-it-service-management-a-guide-for-itil-faoundation-exam-candidates-second-edition/

http://dina_agustin.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.15

Pengertian ITSM dan Kerangka kerja ( Frame Work ) ITIL (Tugas 3 MLSI)

Halo semua kembali lagi nih sama saya Reza Firmansyah Kelas 2KA07 dari universitas gunadarma kali ini saya akan membagikan informasi mengenai ITSM dan framework ITIL, Disimak ya :)

Information Technology Service Management (ITSM) 

Adalah manajemen aktivitas yang melibatkan proses membuat,merancang, mendukung, menyampaikan, dan mengelola siklus berjalannya teknologi informasi itu sendiri yang terfokus pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan.

ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan usaha perbaikan proses. Disiplin ini hanya fokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk aktivitas yang terstruktur terkait dengan TI dan interaksi antara pegawai teknis TI dengan pengguna teknologi informasi.

Tiga domain penting yang harus diperhatikan dalam TI :

·         People : Domain ini berkaitan dengan organisasi perusahaan, job deskription, fungsi-fungsi yang ada di perusahaan.

·         Process : Terkait dengan proses bisnis, tata kelola, prosedur yang ada di perusahaan.

·        Technology :  ITSM dapat membuat perusahaan memiliki daya saing.

5 Proses dalam ITSM :

·         Service Strategy, dalam proses ini perusahaan akan menentukan tujuan/sasaran serta ekspektasi nilai kinerja yang baik dalam mengelola layanan TI serta untuk mengidentifikasi, memilih serta memprioritaskan berbagai rencana perbaikan operasional maupun organisasional di dalam organisasi TI.

·         Service Design, Pada proses ini service design memberikan arahan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis, mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri.

·         Service Transition, adalah tahapan mengimplementasikan hasil tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan sebelumnya menjadi lebih baik.

·         Service Operation, merupakan tahapan kegiatan yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI. Di dalamnya terdapat berbagai panduan pada bagaimana mengelola layanan TI secara efisien dan efektif serta menjamin tingkat kinerja yang telah dijanjikan dengan pelanggan sebelumnya.

·         Continual Service Improvement, memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya. Proses dalam continual service improvement ini yaitu IT service review dan process evaluation.

Manfaat dari IT Service Management :

·         Meningkatkan kualitas dan efisiensi

·         Memberikan Pelayanan Extra dalam Pengalaman Pelanggan

·         Menghemat Waktu dan biaya

·         Membantu Meningkatkan Kolaborasi Antara Divisi Bisnis

Kerangka kerja (framework) yang dianggap dapat memberikan contoh penerapan ITSM di antaranya:

·         Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

·         Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)

·         Software Maintenance Maturity Model

·         PRM-IT IBM’s Process Reference Model for IT

·         Application Services Library (ASL)

·         Business Information Services Library (BISL)

·         Microsoft Operations Framework (MOF)

·         eSourcing Capability Model for Service Providers (eSCM-SP) dan eSourcing Capability Model for Client

·         Organizations (eSCM-CL) dari ITSqc for Sourcing Management.

Disini saya akan membahas tentang Information Technology Infrastructure Library (ITIL) :

ITIL adalah singkatan dari Information Technology Infrastructure Library. ITIL adalah cara yang paling efektif yang digunakan untuk memberikan pelayanan IT yaitu seperti menstandarkan pemilihan, perencanaan, pengantaran, dan untuk memaksimalkan efisiensi dan mempertahankan tingkat layanan IT yang dapat diprediksi.

ITIL mempunyai prinsip utama yang diwujudkan melalui lima pedoman inti. Beberapa konsep ITIL yaitu:

• Memberikan pelayanan yang maksimal untuk pelanggan
• Mengoptimalkan sumber daya dan kemampuan
• Menawarkan layanan yang berguna dan dapat diandalkan
• Merencanakan proses dengan tujuan yang jelas
• Menentukan peran dengan jelas untuk setiap tugas.

Istilah Utama ITIL

ITIL memiliki beberapa istilah utama yaitu :

• Capabilites – adalah kemampuan yang diterapkan organisasi ke sumber daya untuk menciptakan sesuatu yang bernilai.
• Functions – Adalah sekumpulan organisasi yang secara mandiri bertujuan untuk menyelesaikan tugas tertentu yang biasanya membentuk sebuah sekelompok orang dan menggunakan alat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan suatu tugas yang ada.
• Processes – Tahap dari Rangkaian kegiatan yang terstruktur dan dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Empat karakteristik dasar proses adalah:

• mengubah input menjadi output
• memberikan hasil kepada pelanggan atau stakeholder tertentu
• bersifat terukur
• dipicu oleh peristiwa tertentu
• Resources adalah Bahan dasar yang berpartisipasi pada layanan, seperti uang, peralatan, waktu, dan staff.

• Roles dapat diartikan sebagai  tanggung jawab dan hak istimewa yang telah ditentukan. Peran juga dapat dipegang oleh individu atau tim.
• Service Assets adalah istilah ini mengacu pada sumber daya dan kemampuan penyedia layanan untuk menawarkan layanan.
• Service Management merupakan Kemampuan khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada pelanggan dalam bentuk layanan.
• Services adalah Sarana untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada pelanggan tanpa mengharuskan mereka untuk memiliki biaya dan risiko tertentu.
• Value, Utility, and Warranty merupakan Nilai layanan yang terdiri dari dua komponen: utilitas dan garansi. Layanan harus menawarkan utilitas dan garansi agar layanan tersebut dapat bernilai dan menarik minat pelanggan. Utilitas merupakan kata yang mengacu pada kemampuan layanan untuk menghilangkan masalah atau meningkatkan kinerja pelanggan. 

Kerangka kerja ITIL ada lima, yaitu:

·         Service Strategy

Tujuan dari Service Strategy adalah memberikan strategi untuk lifecycle layanan agar layanan berjalan sesuai dengan tujuan. manfaat dan garansi komponen ini dirancang untuk memastikan jika layanan ini sesuai untuk tujuan dan cocok untuk digunakan. Komponen ini harus sesuai dengan yang diinginkan karena memiliki peran penting karena kedua komponen inilah yang menambah nilai antar layanan kepada pelanggan.

·         Service Design

Fase transisi Service Design membahas tentang desain layanan dan semua elemen pendukung untuk pengenalan kepada lingkungan secara langsung. mewakili area yang harus dipertimbangkan saat merancang layanan. Area tersebut adalah people, process, product, partner

·         Service Transition

Tujuan dari proses Service Transition adalah untuk membangun dan menyebarkan layanan IT, memastikan bahwa perubahan pada layanan dan proses Service Management dilakukan secara terkoordinasi.

 

Pada fase ini, desain dibangun, diuji, dan dipindahkan ke produksi untuk memungkinkan pelanggan bisnis mencapai nilai yang diinginkan. Fase ini membahas mengelola perubahan: mengendalikan aset dan item konfigurasi (komponen yang mendasarinya, seperti perangkat keras dan perangkat lunak) yang terkait dengan sistem yang baru dan berubah, validasi layanan, pengujian dan perencanaan transisi untuk memastikan bahwa pengguna, personel pendukung, dan lingkungan produksi telah disiapkan untuk rilis ke produksi.

·         Service Operations

yaitu fokus pada pemenuhan harapan end-user dengan mempertimbangkan biaya dan menemukan potensi masalah.

Proses Service Operations meliputi pemenuhan permintaan pelanggan, menyelesaikan kegagalan layanan, memperbaiki masalah, dan melaksanakan tugas operasional secara rutin. Tahap ini adalah satu-satunya dari lima kategori yang memiliki fungsi serta proses.

·         Continual Service Improvement (CSI)

Tujuan dari tahap ini adalah menggunakan metode dari manajemen kualitas untuk mempelajari dari keberhasilan dan kegagalan masa lalu. Hal ini bertujuan untuk terus meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses dan layanan IT sejalan dengan konsep peningkatan berkelanjutan yang diadopsi dalam ISO 2000.

 

Kesimpulan :

ITSM, sebagai suatu solusi perusahaan dalam mengurus manajemen, jelas tidak hanya terkait dengan ketersediaan infrastruktur TI, melainkan infrastruktur tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas layanan TI di lingkungan perusahaan, sehingga menjadi lebih efisien dan efektif, bertujuan untuk mengoptimalkan layanan kepada pelanggan, dan menghemat biaya. Lanjutannya, perusahaan pun dapat dengan mudah membuat perencanaan untuk masa depan, termasuk juga mengambil berbagai keputusan bisnis yang lebih dinamis dan efisien

 

 

Sumber:

https://convergence.id/2022/02/27/apa-itu-it-service-management/

https://id.wikipedia.org/wiki/ITSM

https://pusdatin.kemdikbud.go.id/implementasi-information-technology-service-untuk-meningkatkan-manajemen-layanan-ti-kementerian/

http://eprints.binadarma.ac.id/9686/1/TUGAS%202.pdf

https://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/konsep-information-technology-infrastructure-library-itil

http://eprints.binadarma.ac.id/9685/1/TUGAS%201.pdf